Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 21 september 2026

AR ICT & Telecom B.V. levert ICT- en telecomdiensten aan zakelijke klanten. Daarnaast leveren wij het telefonieplatform Lijnrecht en de bijbehorende mobiele app Lijnrecht VOIP aan telecompartners en ICT-dienstverleners, die het onder hun eigen dienstverlening aan hun klanten doorleveren. Werkt u met Lijnrecht, dan neemt uw organisatie het dus af via zo'n partner, of rechtstreeks bij ons. In deze verklaring staat welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, met wie wij ze delen en hoe lang wij ze bewaren.

Wie wij zijn

AR ICT & Telecom B.V.
Piet Zwartstraat 4, 3059 PL Rotterdam, Nederland
KvK 73555223 · Btw NL859575032B01
E-mail: info@arictadm.nl · Telefoon: +31 10 798 60 36

Voor vragen over privacy en voor het uitoefenen van uw rechten: privacy@arictadm.nl.

Wie wat bepaalt: onze rollen

Uw organisatie neemt onze dienst op één van twee manieren af: rechtstreeks bij ons, of via een partner — een ICT-dienstverlener die ons platform doorlevert. Dat verschil bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is en bij wie u moet zijn, dus staat het vooraan. Weet u niet welke van de twee voor u geldt? Uw eigen organisatie kan u dat vertellen; het staat ook op de factuur.

Neemt uw organisatie rechtstreeks bij ons af, dan zijn wij de telefonieaanbieder. AR ICT & Telecom is geregistreerd bij de Autoriteit Consument & Markt als aanbieder van openbare elektronische communicatiediensten. Wij sluiten dan de telefonieovereenkomst met uw organisatie en zijn verantwoordelijk voor de levering en de continuïteit van de dienst. Voor de gegevens die daarbij horen — de verkeersgegevens van uw gesprekken en de gegevens die nodig zijn om te factureren en de dienst te beveiligen — zijn wij verwerkingsverantwoordelijke, en kunt u met vragen en verzoeken bij ons terecht.

Loopt het via een partner, dan is die partner uw aanbieder. Hij sluit de overeenkomst met uw organisatie en is verantwoordelijk voor de dienst die u afneemt; wij leveren het platform daaronder en verwerken in opdracht. Uw verzoeken lopen dan via uw organisatie of via die partner. U mag ze ook bij ons indienen — wij zetten ze door en verlenen onze medewerking.

In beide gevallen zijn wij verwerker voor de gegevens die uw organisatie in Lijnrecht zet. Het zakelijke telefoonboek, uw functie en afdeling, uw beschikbaarheid, de wachtrijen en uw meldingen aan de servicedesk: uw werkgever bepaalt waarom en hoe die gegevens worden verwerkt en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken ze op basis van een verwerkersovereenkomst. Wilt u die gegevens inzien, corrigeren of laten verwijderen, wend u dan tot uw eigen organisatie.

Voor onze eigen bedrijfsvoering zijn wij verantwoordelijke: contactgegevens van klanten en prospects, offertes, facturen en correspondentie.

Weet u niet in welke categorie uw vraag valt? Stel hem gewoon aan privacy@arictadm.nl; wij zoeken het uit of verwijzen u door.

De Lijnrecht VOIP-app

De app is bedoeld voor medewerkers van organisaties die Lijnrecht afnemen. Hij laat u bellen en gebeld worden, toont het zakelijke telefoonboek, uw beschikbaarheid, de wachtrijen en uw belgeschiedenis, en laat u een melding indienen bij de servicedesk.

Welke gegevens de app verwerkt

• Aanmeldgegevens. U meldt zich aan met het account van uw organisatie (Microsoft Entra ID). Wij ontvangen uw naam en e-mailadres en bewaren op uw toestel een aanmeldtoken dat na acht uur vervalt.
• Zakelijke contactgegevens. Naam, functie, afdeling en telefoonnummers van uw collega's, uit het telefoonboek van uw organisatie — inclusief de collega's die u als favoriet markeert, voor uzelf of voor uw team.
• Gespreksgegevens. Telefoonnummer, naam, tijdstip, richting en duur van uw zakelijke gesprekken, en uw aanwezigheidsstatus en wachtrij-aanmeldingen.
• Toegangsgegevens voor de telefooncentrale. Om te kunnen bellen slaat de app de aanmeldgegevens voor de centrale op uw toestel op, waaronder een wachtwoord.
• Wat u zelf invult bij een melding aan de servicedesk, bij het aanmelden van een bezoeker, of bij het reserveren van een vergaderruimte — bij een reservering wordt vastgelegd wie hem heeft gemaakt.
• Uw briefjes op het prikbord. Neemt uw organisatie de module Prikbord af, dan bewaart Lijnrecht de briefjes die u maakt: de tekst, een eventuele deadline en aan wie het briefje is toegewezen. Uw persoonlijke bord is privé — ook voor een beheerder van uw organisatie; alleen briefjes op een groepsbord zijn zichtbaar voor de leden van die groep. Afgevinkte briefjes worden na 30 dagen opgeruimd. Koppelt u het bord zelf aan Microsoft To Do, dan geeft u daar afzonderlijk toestemming voor en schrijft Lijnrecht uitsluitend in de takenlijst die daarbij hoort; zonder die koppeling gaat er niets naar Microsoft. De rollen die alleen mogen raadplegen krijgen het prikbord niet.
• Uw stem tijdens een gesprek. De app gebruikt daarvoor de microfoon, uitsluitend zolang een gesprek loopt.

Aanwezigheid, Teams en uw agenda

De app toont van u en uw collega's een aanwezigheidsstatus. Die wordt samengesteld uit meerdere bronnen: of u volgens de telefooncentrale op dat moment in gesprek bent, uw status in Microsoft Teams, en het profiel dat u zelf in de app heeft ingesteld. De Teams-status komt van Microsoft en weerspiegelt onder meer of u in een vergadering zit.

Daarnaast kunt u uw agenda uw profiel laten sturen. Op de statuskaart in de app staat het vinkje "Mijn agenda stuurt mijn profiel", met daarnaast de keuze welk profiel tijdens een afspraak actief wordt. Zet u dat aan, dan controleert Lijnrecht periodiek of er een afspraak loopt en zet dan dat profiel aan; na afloop wordt uw vorige profiel hersteld. Staat het vinkje uit, dan gebeurt dat niet. Uw organisatie moet deze functie bovendien hebben ingeschakeld; is dat niet zo, dan is het vinkje er niet.

Voor uw status wordt alleen gebruikt óf er een afspraak loopt — niet wat u doet. De app zelf leest uw agenda niet en toont geen afspraken; het raadplegen gebeurt in Lijnrecht via Microsoft. Wat uw collega's in de app te zien krijgen is uw status, niet het onderwerp, de deelnemers of de locatie van uw afspraak.

In de werkplek in de browser kunnen uw eigen afspraken wél worden getoond, aan uzelf. Dat is een aparte functie met een eigen beschrijving — zie “E-mail en agenda in de werkplek” hieronder.

Welke gegevens de app níet verwerkt

• Wij lezen de contacten op uw toestel niet. Het telefoonboek in de app komt uit het systeem van uw organisatie.
• Wij verwerken geen locatiegegevens, gebruiken de camera niet en lezen geen sms-berichten of de belgeschiedenis van uw toestel. Verstuurt een collega vanuit het telefoonboek een sms naar u, dan gebeurt dat aan onze kant via de telefooncentrale of een sms-gateway — zie hieronder.
• De app bevat geen advertenties, geen advertentie-identificatie en geen analyse- of trackingsoftware. Wij verkopen geen gegevens en delen niets voor advertentiedoeleinden.

Uw gesprekken

Spraak gaat rechtstreeks en versleuteld tussen uw toestel en de telefooncentrale. De app en onze servers zitten daar niet tussen: wij luisteren geen gesprekken af, nemen niets op en kunnen dat ook niet. Neemt uw organisatie gespreksopname af als aparte dienst, dan gebeurt dat in de centrale en onder verantwoordelijkheid van uw organisatie.

Waarom de app bepaalde toestemmingen vraagt

Toestemming	Waarvoor
Microfoon	uw stem tijdens een gesprek
Telefoongesprekken beheren	het gesprek bij Android aanmelden, zodat u een normaal belscherm krijgt en het geluid naar de juiste luidspreker gaat
Op de achtergrond actief blijven	bereikbaar blijven als het scherm uit staat; zonder dit verbreekt Android na verloop van tijd de verbinding met de centrale
Meldingen	de melding “bereikbaar” tonen en u waarschuwen bij een inkomend gesprek
Volledig scherm tonen	het belscherm laten verschijnen als uw toestel op slot ligt

E-mail en agenda in de werkplek

Lijnrecht is er om een gesprek aan te nemen met context. Daar hoort sinds kort bij dat u op de kaart van een contact kunt zien waar u het de vorige keer met hem over had, en dat u zonder van scherm te wisselen kunt antwoorden. Deze functies zitten in de werkplek in de browser, niet in de mobiele app, en uw organisatie moet ze aanzetten — standaard staan ze uit. Staan ze uit, dan wordt er geen bericht en geen afspraak opgehaald.

Uw eigen postbus, gefilterd op dit contact

Op de contactkaart staat een blok met de laatste berichten die u zélf met dat contact heeft gewisseld. De bron is uw eigen postbus — nooit de postbus van het contact, en nooit die van een collega. U kunt een bericht openen en lezen, het als gelezen markeren, erop antwoorden en een nieuw bericht versturen. Uw organisatie kiest daarbij of dat in Lijnrecht zelf gebeurt of dat het bericht in Outlook op het web wordt geopend; in dat laatste geval gelden vanaf dat moment de instellingen van Microsoft.

Gedeelde postbussen

Uw organisatie kan daarnaast functionele postbussen aanwijzen — bijvoorbeeld info@ of receptie@. Berichten uit die postbussen verschijnen naast uw eigen berichten en in een overzicht in de zijbalk, met het aantal ongelezen berichten. Dat is bedoeld voor de balie: zien of er iets in de gedeelde postbus ligt terwijl u met de telefoon bezig bent. Antwoordt u op zo'n bericht, dan gaat dat namens die postbus en niet namens u persoonlijk. Alleen de postbussen die uw organisatie heeft aangewezen zijn te benaderen; alle andere worden geweigerd.

Aankomende afspraken

In dezelfde zijbalk kan een blok staan met de afspraken van vandaag en morgen, van uw eigen agenda of van een aangewezen gedeelde agenda. Daarbij zijn tijd, onderwerp, locatie en beschikbaarheidsstatus zichtbaar. Dit blok toont uw afspraken aan uzelf; het maakt uw agenda niet zichtbaar voor collega's.

Wat hiervan bij ons wordt opgeslagen: niets

Berichten en afspraken worden live bij Microsoft opgehaald op het moment dat u ze opvraagt. Wij bewaren geen berichtinhoud, geen bijlagen en geen afspraken in onze opslag, en wij houden geen logboek bij van wat u heeft gelezen. Om de werkplek snel te houden blijft een opgehaald overzicht hooguit één minuut in het werkgeheugen van de server staan; daarna is het weg.

Hoe de toegang is afgebakend

De toegang loopt via de Microsoft 365-koppeling van uw organisatie, met de Microsoft Graph-rechten Mail.Read (berichten tonen), Mail.ReadWrite (als gelezen markeren), Mail.Send (antwoorden en versturen) en Calendars.Read (afspraken tonen). Dat zijn rechten op applicatieniveau, waarvoor uw beheerder toestemming geeft.

Lijnrecht begrenst dat zelf: elk verzoek wordt gecontroleerd en er wordt uitsluitend gekeken in de postbus van de aangemelde medewerker en in de gedeelde postbussen die uw organisatie heeft aangewezen. Een verzoek om een andere postbus wordt geweigerd. Wij raden beheerders bovendien aan die grens in Microsoft 365 zelf af te dwingen met een toegangsbeleid voor toepassingen (application access policy), zodat de koppeling ook buiten Lijnrecht om niet verder kan komen dan de postbussen waar ze voor bedoeld is.

Met wie wij gegevens delen

Wij delen alleen wat nodig is om de dienst te leveren, en alleen met:

• Microsoft (Entra ID) — voor het aanmelden met uw organisatieaccount, voor uw aanwezigheidsstatus in Teams, en — als u dat zelf aanzet — om te bepalen of er een afspraak in uw agenda loopt. Heeft uw organisatie e-mail en agenda in de werkplek aangezet, dan loopt ook dat via Microsoft Graph: het ophalen en tonen van berichten, het als gelezen markeren, het versturen van antwoorden en het tonen van aankomende afspraken — zie het hoofdstuk hierboven voor de afbakening. Koppelt u uw prikbord aan Microsoft To Do, dan gaan de briefjes die u daarvoor aanwijst naar uw eigen takenlijst; die koppeling maakt u zelf en u kunt hem zelf weer opheffen.
• De telefooncentrale van uw organisatie, die uw gesprekken tot stand brengt. Welke dat is verschilt per organisatie; op dit moment zijn dat Telavox en Microsoft Teams. Belt uw organisatie via Teams, dan verloopt het gesprek via Azure Communication Services van Microsoft. De koppeling met Xelion is voorbereid en volgt. De actuele lijst van ondersteunde centrales staat op lijnrecht.app. Uw eigen organisatie kan u vertellen welke centrale voor u geldt.
• Odoo — het systeem waarin meldingen aan de servicedesk binnenkomen.
• Een sms-gateway — verstuurt uw organisatie sms-berichten vanuit het telefoonboek, dan gaan het mobiele nummer en de berichttekst naar de telefooncentrale of naar de gateway die uw organisatie daarvoor heeft ingesteld (MessageBird of CM.com). Zet uw organisatie sms niet aan, dan gebeurt dit niet.
• Een AI-dienst (OpenAI of Azure OpenAI) — alléén als uw organisatie de hulpassistent in de app heeft ingericht met een eigen sleutel. Naar die dienst gaan uitsluitend uw vraag en de algemene hulpteksten van Lijnrecht; geen namen, nummers, tickets, geen inhoud van e-mail of afspraken, en geen andere gegevens uit uw omgeving. Zonder sleutel bestaat de assistent niet.
• De Kamer van Koophandel en Google Places — alléén wanneer een beheerder in uw organisatie een bedrijfskaart laat verrijken. Daarbij gaat een bedrijfsnaam, website of KvK-nummer naar die bronnen; er gaan geen persoonsgegevens van medewerkers naartoe. Ook dit werkt alleen als uw organisatie er zelf sleutels voor heeft ingesteld.
• Onze hostingpartij, waar Lijnrecht, de app en Odoo draaien.
• Google — uitsluitend voor de distributie van de app via de Play Store. Google ontvangt van ons geen gebruikersgegevens uit de app.

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Lijnrecht, de app en Odoo draaien op servers binnen de Europese Unie.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor de gegevens waarvoor uw organisatie verantwoordelijk is, gelden de termijnen die met haar zijn afgesproken.

Gegeven	Termijn
Aanmeldtoken op uw toestel	8 uur, daarna ongeldig
Aanmeldgegevens voor de centrale op uw toestel	tot u loskoppelt of de app verwijdert
Telefoonboek, aanwezigheid, wachtrijen	niet door ons bewaard; live opgehaald uit het systeem van uw organisatie
E-mailberichten en afspraken in de werkplek	niet door ons bewaard; live opgehaald bij Microsoft en maximaal 1 minuut in het werkgeheugen van de server
Bezoekersregistratie	30 dagen, daarna automatisch opgeschoond
Briefjes op het prikbord	afgevinkte briefjes: 30 dagen; open briefjes: zolang u ze laat staan
Reserveringen van vergaderruimtes	VUL-IN: termijn vaststellen (nu worden ze bewaard; automatisch opschonen is nog niet gebouwd)
Verkeersgegevens van gesprekken (belgeschiedenis)	15 maanden na facturering, en langer zolang een factuur wordt betwist
Meldingen aan de servicedesk	24 maanden na afsluiting van de melding
Foutregels in ons serverlogboek (met e-mailadres)	6 maanden
Klant- en factuurgegevens	7 jaar, wettelijke bewaarplicht (artikel 52 AWR)

Er bestaat in Nederland geen wettelijke plicht om uw gespreksgegevens te bewaren voor opsporingsdoeleinden; wij doen dat dan ook niet. Artikel 11.5 van de Telecommunicatiewet schrijft ons juist voor verkeersgegevens te wissen of te anonimiseren zodra ze niet langer nodig zijn voor de levering of de facturering van de dienst.

Uw gegevens verwijderen

Bij ons. Voor de verkeersgegevens van uw gesprekken en voor de gegevens die wij als telefonieaanbieder verwerken, kunt u terecht via privacy@arictadm.nl. Neemt uw organisatie via een partner af, dan zetten wij uw verzoek door naar de partij die erover gaat. Wij reageren binnen een maand.

In de app. Bij “Loskoppelen” wist de app de opgeslagen aanmeldgegevens voor de centrale van uw toestel. Bij afmelden vervalt het aanmeldtoken. Verwijdert u de app, dan gaat alles wat lokaal was opgeslagen mee.

Bij uw organisatie. Uw telefoonboekgegevens en uw meldingen staan in het systeem van uw werkgever. Een verzoek tot verwijdering loopt via hen; wij voeren dat op hun aanwijzing uit.

Let op bij gekoppelde bronnen. Veel kaarten in het telefoonboek komen uit een ander systeem: de telefooncentrale, Microsoft 365, Active Directory of Odoo. Lijnrecht haalt die bronnen periodiek opnieuw op. Een kaart die alleen in Lijnrecht wordt verwijderd, komt daardoor bij de volgende synchronisatie terug. Verwijderen moet dus bij de bron gebeuren; daarnaast kan een beheerder een kaart in Lijnrecht uit de synchronisatie halen, zodat hij niet meer wordt geïmporteerd. Vraagt u om verwijdering, wijs uw organisatie dan gerust op dit punt — wij doen dat bij een verzoek ook zelf.

Hoe wij uw gegevens beschermen

• Al het verkeer tussen de app en onze servers verloopt over https; spraak gaat versleuteld naar de centrale.
• Aanmelden gebeurt met het account van uw organisatie, met PKCE; wij zien uw wachtwoord nooit.
• Het aanmeldtoken vervalt na acht uur en is per toestel in te trekken.
• Toegang tot gegevens is beperkt tot wat uw rol binnen uw organisatie toestaat.
• Een e-mailbericht wordt in de werkplek getoond in een afgeschermd kader, zodat scripts of verwijzingen in een bericht niets kunnen doen en niets kunnen terugmelden.
• De app bevat geen externe scripts en staat via een strikt beveiligingsbeleid geen verbindingen toe met andere partijen dan de genoemde.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens.

Gaat het om het telefoonboek, uw beschikbaarheid of uw meldingen, dan loopt het verzoek via uw eigen organisatie — zie “Wie wat bepaalt”. Gaat het om de verkeersgegevens van uw gesprekken, dan richt u zich tot uw aanbieder: dat zijn wij, of de partner via wie uw organisatie afneemt. Weet u het niet zeker, stel de vraag dan aan ons via privacy@arictadm.nl; wij zoeken het uit of verwijzen u door.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Kinderen

De Lijnrecht VOIP-app is een zakelijke toepassing en is niet bedoeld voor en niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurd is. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten.

Contact

AR ICT & Telecom B.V. · Piet Zwartstraat 4, 3059 PL Rotterdam · privacy@arictadm.nl · +31 10 798 60 36